Les outils de gestion de projet sont d’une importance capitale dans un monde entrepreneurial en pleine transformation digitale. Entre autres, ils facilitent une bonne planification des tâches et favorisent une collaboration participative. Cependant, il va falloir rester prudent concernant le choix. Presque tous les outils prétendent offrir les meilleures fonctionnalités aux utilisateurs. Ce qui n’est forcément pas juste. Ici, nous vous présentons les éléments à prendre en compte pour choisir un logiciel de gestion de projet adapté à votre équipe.
Identifier clairement vos besoins
Avant de choisir une application de gestion de projet, vous devez d’abord comprendre les besoins de votre équipe. Les projets ne sont pas du même type et ne nécessitent pas le même plan de gestion. Pour éviter de choisir un mauvais logiciel, il est essentiel de bien maîtriser votre projet. Par exemple, l’application dont vous aurez besoin pour organiser vos flux de travail ne serait pas identique à celle qu’il vous faut pour gérer les points comptables de votre entreprise. En ayant une bonne maîtrise de votre projet, vous choisirez facilement le logiciel de gestion qui convient à votre équipe.
Analyser les fonctionnalités du logiciel
Les logiciels de gestion de projet possèdent suffisamment de fonctionnalités pour vous embrouiller. Certes, aucune fonctionnalité n’est inutile. Mais, il existe certaines propriétés indispensables que vous devez vérifier. On peut citer par exemple l’automatisation. Les outils ayant cette fonctionnalité impactent significativement la productivité d’une entreprise en simplifiant les opérations.
De même, assurez-vous que votre logiciel de gestion de projet soit compatible avec vos systèmes informatiques existants. Cette propriété permet de centraliser les données et d’optimiser le temps de réponse à vos demandes.
Aussi, vérifiez si l’outil possède une option de suivi de la chronologie du projet et du temps. Grâce à ces deux fonctions, vous pouvez suivre aisément l’évolution de votre plan de travail ainsi que le respect des délais fixés pour chaque étape.
S’assurer de la facilité d’utilisation du logiciel
Une autre manière de choisir une application de gestion de projet est de vous assurer qu’elle est facile à prendre en main. Ce critère est primordial dans un monde où le travail à distance est de plus en plus privilégié.
Autrefois, lorsqu’un utilisateur avait des difficultés avec un logiciel, il pouvait demander l’aide de son collègue à côté. Mais, avec la montée du télétravail, cette option n’est plus possible. Or, il est inutile de mettre à la disposition de votre équipe une application difficile à comprendre. Cela risquerait même de ralentir l’évolution de votre projet.
Pour éviter ces déconvenues, l’idéal est d’investir dans un logiciel dont l’apprentissage est simple. Une bonne application est celle dont les fonctionnalités sont aisées à maîtriser.
Penser à votre budget
Se doter d’un logiciel de gestion de projet, c’est aussi une question de moyen financier ! Comme mentionné plus haut, les applications n’intègrent pas les mêmes fonctionnalités. Plus vous êtes exigeant, plus vous devez rechercher une application performante. Ce qui nécessite un coût élevé.
Pour les grandes entreprises, ce critère ne représente aucun problème. En revanche, si vous êtes une petite entreprise ayant un budget trop serré, l’idéal est de vous orienter vers les logiciels qui offrent des options d’abonnements. Ainsi, vous pouvez optimiser le coût en choisissant des fonctionnalités utiles à votre projet.
