La gestion de tâches est toujours un exercice périlleux mais nécessaire pour organiser et optimiser le travail au sein d’une équipe, ou entre équipes. En effet, le temps est une ressource précieuse et le maîtriser offre une productivité et une efficacité bien sans commune mesure.
Il existe de nombreux outils capables de vous aider dans la hiérarchisation et la répartition des tâches et choisir celui qui est fait pour vous n’est pas toujours une mission évidente. Voici les 9 outils les plus compétitifs du marché, leurs caractéristiques, leurs prix, leurs avantages et leurs inconvénients.
1. monday.com
monday.com est un logiciel flexible, capable de s’adapter à différents flux de travail grâce à des modèles préconçus et des options de personnalisation. L’objectif de la plateforme est de favoriser la collaboration d’équipe, via des tableaux de bord visuels, personnalisables afin de suivre l’avancement des projets en temps réel.
Il est possible de créer des tâches, d’attribuer des responsabilités, et définir les échéances, de produire des graphiques et des diagrammes. Il dispose également de nombreuses intégrations avec d’autres outils.
Prix
Vous pouvez faire un essai gratuit durant 14 jours pour mettre la solution à l’épreuve. Vous avez ensuite le choix entre plusieurs forfaits :
- Gratuit : jusqu’à deux utilisateurs, avec des fonctionnalités limitées
- Basique : à partir de 9 € / utilisateur / mois
- Standard : à partir de 12 € / utilisateur / mois
- Pro : à partir de 19 € / utilisateur / mois
- Entreprise : sur devis, pour une offre entièrement sur-mesure
Avantages
- Interface agréable et facile à prendre en main
- Personnalisation poussée des tableaux de bord
- Large gamme d’intégration avec d’autres outils (Google Drive, Slack, etc.)
- Bonne capacité de collaboration en équipe avec des fonctionnalités de communication natives
- Suivi en temps réel
Inconvénients
- Coût élevé pour des équipes nombreuses, d’autant plus avec des fonctionnalités avancées
- Les nombreuses personnalisations peuvent rendre plus fastidieux l’apprentissage
2. HubSpot
HubSpot est un logiciel connu pour ses fonctionnalités de marketing et de vente, non loin de s’en contenter, il propose une solution de gestion de tâches intégrée à son CRM. Vous pouvez centraliser la gestion des projets, et des tâches dans un seul environnement. Outre la gestion des tâches, des fonctionnalités de gestion de mails, de pipeline et d’interactions clients sont disponibles.
L’une des forces de l’outil est son intégration fluide avec d’autres produits HubSpot, pour un travail cohérent et optimisé. Il vous accompagne également dans la gestion des tâches répétitives que vous pourrez automatiser.
Prix
HubSpot vous propose une version gratuite où vous disposez des fonctions de base. Pour aller plus loin, vous pouvez souscrire à l’une des offres payantes proposées :
- Pour les particuliers et petites entreprises :
- Starter : à partir de 15 € / mois / licence
- Pro : à partir de 792 € / mois / licence
- Pour les entreprises : à partir de 3300 € / mois (Marketing Hub Entreprise)
Avantages
- Intégration native avec le CRM de HubSpot
- Version gratuite pour les fonctionnalités de base
- Interface facile à appréhender
- Rapports et analyses complets
- Automatisation de tâches répétitives
Inconvénients
- Le coût peut être élevé dans les plans avancés
3. Wrike
Sollicité plutôt par des grandes entreprises, Wrike est un outil puissant, adapté à la gestion de projets complexes. Les fonctionnalités sont avancées pour la planification, la gestion de ressource, et le travail d’équipe. Les modules de suivi et d’analyse sont très performants et précis.
Wrike vous accompagne dans la gestion de projet, avec des fonctionnalités de suivi de temps, de gestion de portefeuilles de projets et d’automatisation des flux de travail. Les besoins spécifiques de chaque entreprise sont pris en compte avec une possibilité de personnalisation des tableaux de bord.
Prix
Il existe des plans pour chaque typologie d’équipes :
- Team : 9.80 $ / utilisateurs / mois
- Business : 24.80 $ / utilisateurs / mois
- Enterprise : pour les grandes équipes, sur devis
- Pinnacle : pour les équipes avec des besoins complexes, disponible sur devis
Avantages
- Outil très complet, fonctionnalités avancées
- Très bonne gestion des ressources et des dépendances entre les tâches
- Intégrations possibles avec d’autres logiciels
- Interface limpide et personnalisable
- Automatisation des flux de travail
Inconvénients
- La richesse des fonctionnalités rend l’apprentissage parfois complexe
- Coût élevé pour des petites entreprises pour des fonctionnalités avancées
4. Todoist
Parfaitement adaptée à des petites entreprises ou des particuliers, la plateforme est efficace pour la gestion de tâches simples. Vous y retrouvez les fonctionnalités essentielles, comme la création de listes de tâches, leur organisation par projet, la hiérarchisation des priorités et échéances, et la collaboration.
Todoist va même un peu plus loin en offrant des fonctionnalités de productivité, telles que la reconnaissance intelligente des dates et heures, la mise en place de rappels et l’organisation via des filtres personnalisés. Utilisable sur différents types de supports, pour une accessibilité maximale.
Prix
Vous pouvez exploiter Todoist gratuitement de manière illimitée, ou vous abonner pour profiter de fonctionnalités plus avancées :
- Pro : 4 € / utilisateur / mois (facturation annuelle)
- Business : 6 € / utilisateur / mois (facturation annuelle)
Avantages
- Interface utilisateur facile à utiliser
- Version gratuite disponible
- Fonctionnalités de base mais efficace pour les tâches quotidiennes
- Synchronisation entre les appareils
- Reconnaissance intelligente des dates et heures pour un ajout rapide d’échéances
Inconvénients
- Inadaptée pour la gestion de projets complexes
- Collaboration limitée dans la version gratuite
5. Asana
Asana est un outil qui s’adapte à différentes méthodes de travail grâce à une large variété de vues. Les utilisateurs disposent d’une solution flexible, aux fonctionnalités complètes avec la création de tâches, le paramétrage d’échéances, l’attribution de responsabilités et le suivi de l’avancement des projets.
Asana favorise la collaboration avec des fonctionnalités avancées qui permettent les discussions, les commentaires sur les tâches, et des intégrations avec d’autres outils populaires. Logiciel très intuitif et facile à utiliser, adapté à des projets de toutes envergures.
Prix
Plusieurs options de tarification sont disponibles :
- Personal : gratuit à vie
- Starter : à partir de 10.99 € / utilisateur / mois
- Advanced : à partir de 24.99 € / utilisateur / mois
- Enterprise : sur devis
- Enterprise+ : sur devis
Avantages
- Plusieurs affichages disponibles (liste, tableau, calendrier)
- Facile à exploiter
- Fonctionnalités de collaboration et communication avancées
- Version gratuite disponible
- Intégration avec d’autres outils
Inconvénients
- Certaines fonctionnalités sont limitées pour la gestion de projets de plus grande taille
- Coût vite onéreux pour de grandes équipes avec des fonctionnalités avancées
6. Trello
L’organisation des tâches et projets via Trello se fait sur la base d’un système de cartes et de tableaux. C’est un outil populaire de par sa facilité d’utilisation et sa flexibilité. Un tableau pour un projet et des cartes pour chaque tâche individuelle, qui peuvent glisser entre les listes et des étiquettes d’avancement.
Les fonctionnalités de collaboration sont abouties, permettant à chaque membre de l’équipe d’interagir et de nourrir la base commune via des commentaires, des ajouts d’étiquettes, des échéances ou des checklists par exemple. Trello propose des Power-Ups, extensions qui ouvrent de nouvelles fonctionnalités comme des intégrations par exemple.
Prix
Trouvez l’option qui vous correspond parmi les différents abonnements proposés par Trello :
- Gratuit : une version de base accessible sans aucun paiement
- Standard : à partir de 5 $ / utilisateur / mois
- Premium : à partir de 10 $ / utilisateur / mois
- Enterprise : à partir de 17.50 $ / utilisateur / mois (coût estimé pour 50 utilisateurs)
Avantages
- Interface visuelle et facile à appréhender
- Flexibilité dans l’organisation des tâches, outil adapté à différents styles de gestion de projet
- Intégration possible avec d’autres outils
- Application mobile performante et synchronisation entre les appareils
- Une offre gratuite pour les fonctions de base
Inconvénients
- Outil limité pour des utilisations complexes
- Fonctionnalités limitantes dans la gestion des dépendances et des ressources
7. ClickUp
La singularité de ClickUp c’est son très haut niveau de personnalisation. C’est un outil polyvalent, adapté aux petites équipes comme aux plus grandes. Capable de répondre à tous les styles de missions, la plateforme propose des fonctionnalités avancées en termes de gestion de ressources, de suivi de temps, de dépendances entre les tâches et d’automatisation.
ClickUp a une capacité remarquable à centraliser plusieurs outils en une seule plateforme. Ainsi, vous optimisez la communication sur un seul canal pour une efficacité optimale. Des intégrations avec d’autres logiciels sont possibles, pour faciliter la gestion de projets complexes et les collaborations entre différentes équipes.
Prix
Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour l’utilisation de ClickUp :
- Free Forever : gratuit
- Unlimited : 7 $ / utilisateur / mois
- Business : 12 $ / utilisateur / mois
- Enterprise : sur devis
Avantages
- Personnalisation très poussée
- Version gratuite riche en fonctionnalités
- Gestion des projets et des tâches très efficace
- Intégration avec d’autres outils
- Automatisation des flux de travail
Inconvénients
- Configuration complexe à la prise en main
- Richesse des fonctionnalités et des options qui allonge le temps d’apprentissage
8. Microsoft To Do
Microsoft frappe fort avec cette application de gestion de tâches gratuite, intégrée à son écosystème. Vous pouvez y synchroniser les tâches sur tous vos appareils, les organiser en liste et bénéficier de fonctionnalités efficaces comme le rappel, les dates d’échéance et les notes.
Parfaitement intégré à Microsoft Office et Outlook, si vous en êtes utilisateurs cette solution peut vous correspondre. Vous pouvez ajouter des tâches depuis vos e-mails Outlook et les gérer dans une interface commune.
Prix
Microsoft To Do présente un avantage certain, il est entièrement gratuit. Ce qui en fait un outil remarquable si vos besoins ne sont pas trop complexes.
Avantages
- Gratuit, sans frais d’abonnement
- Intégration avec Microsoft Office et Outlook, pour une gestion très facile
- Interface très facile et intuitive
- Fonctionnalités adaptées à une gestion de tâches quotidienne
Inconvénients
- Fonctionnalités limitées comparativement à des outils plus avancés
- Inadapté à la gestion de projets complexes
- Manque d’intégration avec des outils indépendants de Microsoft
9. Notion
Notion est un outil tout-en-un ; il combine la gestion de tâches, la prise de notes et la gestion de base de données. Conçu pour répondre à de larges besoins, il est personnalisable pour permettre la création de pages, de bases de données, des tableaux, des calendriers entre autres.
Vous pouvez y centraliser toutes vos informations et les hiérarchiser. Les équipes sont capables de collaborer en temps réel, d’interagir, et de partager des informations comme des pages, et des bases de données. Notion est intégrable avec d’autres outils, pour une unité de travail confortable.
Prix
Vous pouvez essayer gratuitement Notion, ensuite vous choisirez de pérenniser l’utilisation gratuite, ou de souscrire à l’une des offres proposées :
- Plus : à partir de 7.50 € / utilisateur / mois
- Business : à partir de 14 € / utilisateur / mois
- Entreprise : disponible sur demande
Avantages
- Flexible et personnalisable, de nombreuses options disponibles
- Unification des outils de travail grâce à la centralisation
- Interface utilisateur moderne et intuitive
- Version gratuite disponible
- Intégrations possibles
Inconvénients
- Complexe à la prise en main pour les débutants
- Inadapté aux grands projets, nécessitant une gestion avancée des ressources et dépendances
Un outil de gestion de tâches est un atout très précieux pour votre entreprise et vos équipes, si le recours à ce type de solution est pertinent, il est impossible de cibler un logiciel de gestion de tâches comme le meilleur du marché. Votre choix doit répondre à vos besoins spécifiques, à la taille de votre équipe et à votre budget. Chaque outil présente ses spécificités, certains ne seront pas en adéquation avec vos missions et vos objectifs par la nature de leur conception et par les fonctionnalités qu’il propose et leur avancement.
N’hésitez pas à user des essais ou versions gratuites pour mettre vos différentes options à l’épreuve avant d’opter pour le logiciel approprié. L’organisation est la clé du succès, vous maximisez la productivité, le confort de travail et la communication au cœur de l’équipe.
